نرم افزار حسابداری راه حلی است که توسط حسابداران، مدیران مالی، و مدیران کسب و کار استفاده می شود تا توسط نرم افزار حسابداری تراکنش ها و مشتریان را مدیریت کنند. در اینجا مهم ترین امکانات، مزایا، و چیزهایی که باید هنگام تهیه یک نرم افزار حسابداری در نظر داشت آورده شده است.
تعاریف حسابداری در کسب و کار
حسابداری در کسب و کار شامل پروسه های ذخیره، تحلیل و تفسیر تراکنش های مالی و اطلاعات می شود. این یک راه است که یک کسب و کار عملیات های مختلف در کسب و کار خود را نگهداری و رصد می کند.
گاها رصد این اطلاعات کار مشکل و زمانبری می شود، که این نقطه جایی است که نرم افزار حسابداری وارد عمل می شود.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
چرا داشتن نرم افزار حسابداری برای کسب و کار اهمیت دارد؟
نرم افزار حسابداری شامل فعالیت های متنوعی می شود تا بتواند تمام اطلاعات مالی کسب و کار را ذخیره و تحلیل کند. انجام دستی این عملیات ها، پیچیده و زمانبر است. اما نرم افزارهای حسابداری این پروسه ها را ساده سازی کرده اند، و به مدیران کسب و کار زمان بیشتری برای اجرای کارهای مدیریتی و و اجرایی می دهد.
خودکارسازی کارهای روزانه
وارد کردن دستی اطلاعات کار سختی است و معمولا همراه با اشتباه می باشد. با خودکار سازی، نرم افزارهای حسابداری دیتاهای دستی را به حداقل می رسانند و موثر بودن را به حداکثر خود افزایش می دهند. یک نرم افزار حسابداری خوب از شما میخواهد که فقط یک بار اطلاعات را وارد کنید و زمانی که به اطلاعات احتیاج دارید این اطلاعات را در اختیار شما قرار می دهد.
ساده سازی کارها
رصد دستی تمام تراکنش ها، محاسبه میزان کل موجودی، محاسبه میزان بدهی، و محسابه میزان برگشت پول کاری عذاب آور است. نرم افزارهای حسابداری این پروسه ها را با قرار دادن تمام اطلاعات در یکجا برای شما ساده سازی می کنند. گزارشات به صورت خودکار تولید می شوند و نیاز به ابزار جانبی برای تحلیل یا اعتبارسنجی اطلاعات نخواهید داشت.
دسترسی آسان به اطلاعات
نرم افزارهای حسابداری دسترسی به اطلاعات را برای شما ساده می کنند. یک نرم افزار حسابداری ابری به شما این امکان را می دهد تا در هر زمان و مکان و با هر وسیله ای به اطلاعات مشتریان و فاکتورها دسترسی داشته باشید. شما می توانید با تلفن همراه، تبلت، یا یک کامپیوتر در هر نقطه و زمانی به راحتی کارهای روزانه خود را انجام دهید و به سایر اعضای تیم انتقال دهید.
کاهش از دست دادن اطلاعات
ذخیره کاغذها و اطلاعات چاپی کاری سخت و هزینه بر است. و اگر این اطلاعات را ذخیره نکنید، به راحتی می تواند باعث از دست رفتن اطلاعات مهم کاری شما شود. نرم افزارهای حسابداری اطلاعات شما را دسته بندی و دخیره می کنند و شما می توانید به راحتی به این اطلاعات دسترسی داشته باشید. نرم افزارهای حسابداری معمولا از دو یا سه سرور استفاده می کنند که یک یا دو سرور مخصوص بک آپ گیری از اطلاعات می باشد.
امکانات اصلی نرم افزار حسابداری
از امکانات پایه ای که رصد ورود و خروج پول در کسب و کار است، تا امکانات پیشرفته که به شما کنترل بیشتری می دهد، نرم افزارهای حسابداری به شما امکانات مختلفی ارائه می کند که کارهای حسابداری خود را ساده سازی کنید. امکانات نرم افزار حسابداری بین شرکت های مختلف ارائه کننده خدمات مختلف است.
ثبت و پردازش فاکتورها
ثبت فاکتور از امکانات اولیه ای است که هر نرم افزار حسابداری باید دارا باشد. نرم افزار حسابداری باید به شما اجازه رصد مسائل مختلف مربوط به فاکتور را بدهد مثل به چه کسی بدهکار هستید یا طلب دارید، میزان آن چقدر است و زمان واریز چه زمانی است. نرم افزارهای حسابداری همچنین امکانات پیشرفته تری مثل اطلاع رسانی به مشتریان، ارسال لینک فاکتور به مشتری، نظرسنجی، و تقسیم کار بین اعضای تیم را به شما ارائه کند.
لینک به بخش فاکتورها و اطلاع بیشتر درباره نرم افزار حسابداری
دریافت و پرداخت ها
مدیریت و رصد دریافت و پرداخت ها و چقدر پول بدهکار و طلبکار هستید برای هر کسب و کاری از مهم ترین مسائل است.
نرم افزار حسابداری شما باید به شما امکاناتی برای مدیریت این موضوع ارائه کند و چک ها، پرداخت ها و دریافتی های را بتوانید توسط آن مدیریت کنید. نرم افزار حسابداری باید بتوانید این بخش از کسب و کار شما را به خوبی پوشش دهد و مدیریت آنرا برای شما ساده سازی کنید و در زمان های مشخص به شما اطلاع رسانی لازم را انجام دهد.
گزارشات
حسابداری بدون تحلیل و گزارش گیری بدون استفاده است. تمام نرم افزارهای حسابداری گزارشات و تحلیل های متنوعی را در اختیار صاحبان کسب و کار قرار می دهند تا مدیران بتوانند تصمیمات راحت تر و آسان تری را اتخاذ کنند. هر نوع اطلاعاتی که وارد نرم افزار حسابداری می شود می تواند تحلیل و گزارش مخصوص به خود را داشته باشد و گزارشات می تواند روی مسائل کلی و یا ریزترین مسائل کسب و کار باشد.
مدیریت انبارها
مدیریت انبار از مسائل ضروری برای تمام کسب و کارهایی است که فروش محصول انجام می دهند. از رصد موجودی انبار یا انبارها، تا اطلاع دادن اتمام موجودی، و صدور فاکتور خرید. نرم افزار حسابداری به همراه انبارداری می توانند کیفیت کاری شما چند پله بالا ببرد و مدیریت کسب و کار را برای شما بسیار ساده سازی کند.
مزایای نرم افزار حسابداری
- ذخیره زمان
- افزایش سرعت انجام کار و موثر بودن
- کاهش هزینه ها
- گزارش گیری آسان و راحت
چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود انتخاب کنیم
زمانی که یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود انتخاب می کنید، شما باید ابتدا نیازهای کسب و کار خود را مشخص کنید. اینها ابزارهایی است که شما باید در نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید به دنبال آنها بگردید:
دموی رایگان
نرم افزار حسابداری باید به شما بازه زمانی مشخصی استفاده رایگان ارائه کند، بنابراین شما زمان کافی برای تصمیم گیری خواهید داشت. شما چند فاکتور تستی در نرم افزار ثبت می کنید و گزارشات را چک می کنید و بعد از امتحان نرم افزار تصمیم نهایی خود را اتخاذ می کنید.
کاربری آسان و طراحی بروز
حسابداری می تواند پروسه پیچیده ای باشد، و چیزی که شما برای انجام کارهای حسابداری خود احتیاج دارید نرم افزاری است که براحتی بتوانید از آن استفاده کنید. بنابراین نرم افزاری را انتخاب کنید که به راحتی بتوانید از آن استفاده کنید و ابزاری برای ارسال اطلاع رسانی ها داشته باشد.
دسترسی چند کاربره
نرم افزارهای حسابداری باید به گونه ای باشند که اعضای مختلف تیم بتوانند در آن همکاری داشته باشند تا بتوانند روی داده ها به درستی عمل کنند و در نرم افزار کار را به صورتی تیمی به جلو ببرند. برخی از نرم افزارهای حسابداری به شما امکان چند کاربره را می دهند و برخی از نرم افزارها برای این موضوع هزینه جدا دریافت می کنند. نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید چند کاربره را پشتیبانی کند تا بتوانید با تمام اعضای تیم در نرم افزار کار را به جلو ببرید.
خودکارسازی
خودکارسازی شامل مسائل می شود مثل ارسال خودکار لینک فاکتور به مشتری یا نظرسنجی خودکار از مشتریان بعد از ثبت فاکتور و یا اطلاع رسانی به مشتریان برای پرداخت و یا حتی گرفتن امضا و تاییدیه از مشتریان بعد از ارسال فاکتور و چیزهایی از این دست. دنبال نرم افزاری باشید که این خودکارسازی ها را برای شما انجام دهد زیرا بسیار می تواند مدیریت کسب و کار را برای شما ساده سازی کند.
نرم افزار آنلاین و کلود
اولین چیزی که باید در هنگام خرید نرم افزار حسابداری به آن توجه کنید این موضوع است که شما می خواهید نرم افزار حسابداری تان آنلاین باشد یا آفلاین. خواسته شما ممکن است بستگی به نوع مدل کسب و کارتان داشته باشد. زیرا داشتن یک نرم افزار آنلاین به نسبت آفلاین می تواند مزایای بسیار زیادی برای کسب و کار شما داشته باشد.
امنیت اطلاعات
اگر انتخاب شما نرم افزار آنلاین حسابداری است، امنیت اطلاعات از مسائل مهمی است که باید به آن توجه کنید. از شرکت ارائه کننده خدمات بپرسید که آیا از دیتا بک آپ گیری در سرور مجزا انجام می دهند و همچنین آیا داده ها در سرور Encrypt می شود.
قابلیت ارتقا
خیلی از نرم افزارها ممکن است امکان ارتقا نداشته باشند و در بدترین حالت زمانی است که نرم افزار حسابداری فارسی سازی شده یک نرم افزار خارجی است و به همین دلیل به هیچ عنوان امکان ارتقا یا رفع باگ ندارد. بهتر است هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری نرم افزاری را انتخاب کنید که توسط شرکت ارائه کننده خدمات ساخته شده است و امکان ارتقا یا افزودن امکانات جدید را داشته باشد.
قیمت گذاری
نرم افزار حسابداری باید تمام امکاناتی که شما احتیاج دارید را در یک قیمت منطقی در اختیار شما قرار دهد. برخی نرم افزارهای حسابداری برای پشتیبانی یا دادن آپدیت ها هزینه جداگانه دریافت می کند، یا شما را مجبور به خریدن افزونه های خود می کنند، یا هزینه اضافه برای انجام برخی کارها می گیرند. نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که هزینه پنهان نداشته باشد و تمام هزینه ها شفاف و مشخص باشد.
پشتیبانی فنی
نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید کارآیی ساده داشته باشد، در کنار این موضوع باید فرد متخصصی سوالات شما را پاسخگو باشد و نیازهای شما را برطرف کند. نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که علاوه بر تلفن یک یا چند راه پشتیبانی دیگر نیز در اختیار شما قرار دهد