هنگام انتخاب یک اپلیکیشن حسابداری برای کسب و کار کوچک، معیارهای متعددی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. از آنجایی که انتخاب اشتباه می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر مدیریت مالی و عملکرد کسب و کار داشته باشد، معیارهای زیر می‌توانند برای انتخاب بهترین اپلیکیشن حسابداری مورد توجه قرار گیرند:
سادگی در استفاده
در اپلیکیشن‌های حسابداری، رابط کاربری آسان اهمیت بسیار بالایی دارد. این نوع رابط کاربری، به کاربران امکان برقراری ارتباط ساده و موثر با نرم‌افزار را می‌دهد و آن‌ها را در انجام وظایفشان کمک می‌کند. ایده آل ترین حالت زمانی است که کاربر بدون فکر کردن از اپلیکیشن استفاده کند و به راحتی کارهای روزانه خود را جلو ببرد. در زیر، برخی از نکات مهم درباره رابط کاربری آسان در اپلیکیشن‌های حسابداری آورده شده است.
سادگی و آسانی استفاده
رابط کاربری آسان باید به کاربران امکان بدهد به سرعت و به راحتی اطلاعات مالی را وارد کرده و گزارش‌های مالی تهیه کنند. کاربر باید بتواند در یک نگاه متوجه شود عملیات بعدی چه چیزی است. این امر باعث افزایش بهره‌وری و کاهش خستگی و ناخشنودی کارمندان می‌شود.
نصب و بروزرسانی آسان
رابط کاربری آسان باید همراه با نصب و بروزرسانی آسان نرم‌افزار باشد تا به کاربران اجازه دهد به سرعت و بدون مشکلات از نرم‌افزار استفاده کنند.
تطابق با استانداردها
این نوع رابط کاربری باید با استانداردهای طراحی رابط کاربری و رویکردهای ارتباطی مطابقت داشته باشد تا کاربران بتوانند به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند. در طراحی اپلیکیشن حسابداری باید اصول و قواعد طراحی اپلیکیشن حسابداری رعایت شود.
توافق با دستگاه‌ها و سیستم‌عامل‌ها
رابط کاربری باید بر روی تمامی دستگاه‌ها و سیستم‌های عامل به طور صحیح کار کند تا به کاربران این امکان را بدهد که از هر جایی و با هر دستگاهی به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند. اپلیکیشن حسابداری ایده آل باید علاوه بر تلفن همراه بر روی کامپیوترها نیز قابل نصب و استفاده باشد.
این موارد نشان می‌دهد که رابط کاربری آسان در اپلیکیشن‌های حسابداری نقش بسیار مهمی در تسهیل استفاده کاربران و افزایش بهره‌وری دارد.
هزینه
اپلیکیشن‌های حسابداری هزینه‌های مختلفی دارند که بسته به ویژگی‌ها، امکانات و اندازه کسب و کار متغیر است. در زیر به بررسی برخی از عوامل مؤثر در هزینه اپلیکیشن‌های حسابداری پرداخته شده است.
هزینه نرم‌افزار
برخی از اپلیکیشن‌های حسابداری اشتراک ماهیانه یا سالیانه دارند، در حالی که برخی دیگر، هزینه یک‌باری دارند. هزینه نرم‌افزار بستگی به امکانات موجود، سطح پشتیبانی و مدت زمان استفاده متغیر است.
ماژول‌ها و افزونه‌ها
برخی از اپلیکیشن‌های حسابداری امکان اضافه کردن ماژول‌ها یا افزونه‌ها را دارند که می‌تواند هزینه را افزایش دهد. این ماژول‌ها می‌توانند شامل مدیریت موجودی، پرداخت‌های آنلاین و گزارش‌دهی پیشرفته باشند.
آموزش و پشتیبانی
هزینه‌های آموزش کاربران و پشتیبانی فنی نیز باید در نظر گرفته شود. برخی اپلیکیشن‌های حسابداری این خدمات را به صورت رایگان ارائه می‌دهند در حالی که دیگران ممکن است هزینه‌های اضافی را برای این خدمات در نظر بگیرند.
اندازه کسب و کار
هزینه‌های اپلیکیشن حسابداری بستگی به اندازه و نیازهای مالی کسب و کار است. کسب و کارهای بزرگ‌تر ممکن است نیاز به امکانات پیشرفته‌تری داشته باشند که ممکن است هزینه را افزایش دهد.
مطالعه دقیق شرایط قرارداد و بررسی دقیق امکانات لازم برای کسب و کار خود، از جمله اینکه چه میزان از امکانات اضافی نیاز است، به کسب و کارها کمک می‌کند تا هزینه‌های مرتبط با اپلیکیشن حسابداری را بهینه کنند.
امکانات مالی
اپلیکیشن باید دارای امکانات کافی برای مدیریت مالی مانند صورت‌های مالی، مدیریت فاکتورها، پرداخت‌ها و گزارش‌های مالی باشد.
در اپلیکیشن‌های حسابداری، امکانات مالی اصلی می‌توانند شامل چیزهای زیر باشند.
مدیریت فاکتورها
ایجاد، مدیریت و پیگیری فاکتورها برای مشتریان و تامین‌کنندگان.
پرداخت‌ها و دریافت‌ها
ثبت و پیگیری پرداخت‌ها و دریافت‌ها به منظور رصد وضعیت مالی.
مدیریت حساب‌ها
ایجاد و مدیریت حساب‌های بانکی و حساب‌های پرداخت و دریافت.
گزارش‌دهی مالی
تولید گزارش‌های مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش‌های مالی دیگر.
مدیریت موجودی
رصد و کنترل موجودی کالاها یا مواد اولیه موجود در کسب و کار.
پیگیری هزینه‌ها
ثبت و پیگیری هزینه‌های عملیاتی و هزینه‌های متفرقه.
مالیات
امکان محاسبه، پرداخت و پیگیری مالیات‌ها و مالیات بر ارزش افزوده.
بودجه‌بندی
برنامه‌ریزی و پیگیری بودجه‌های مالی برای مدیریت هزینه‌ها و درآمدها.
این امکانات مالی اصلی در اپلیکیشن‌های حسابداری به کاربران کمک می‌کنند تا عملیات مالی کسب و کار خود را بهبود بخشند و کنترل بهتری بر روی وضعیت مالی خود داشته باشند.
امنیت
امنیت در اپلیکیشن‌های حسابداری بسیار حیاتی است زیرا این اپلیکیشن‌ها اطلاعات مالی حساس کسب و کار را مدیریت می‌کنند. در زیر به برخی از نکات مهم امنیت در اپلیکیشن‌های حسابداری اشاره شده است.
رمزنگاری داده‌ها
اپلیکیشن‌های حسابداری باید از رمزنگاری داده‌ها برای حفاظت از اطلاعات حساس استفاده کنند تا از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنند.
دسترسی محدود
این اپلیکیشن‌ها باید دارای سیستم‌های مدیریت دسترسی قوی باشند تا فقط افراد مجاز به داده‌های مالی دسترسی داشته باشند.
پشتیبانی از استانداردهای امنیتی
اپلیکیشن‌های حسابداری باید استانداردهای امنیتی را که توسط صنایع مرتبط تایید شده‌اند، پیاده‌سازی کنند.
به‌روزرسانی‌های امنیتی منظم
اپلیکیشن‌های حسابداری باید به‌روزرسانی‌های امنیتی منظم را ارائه دهند تا از آخرین تکنولوژی‌ها برای محافظت از داده‌ها استفاده کنند.
پشتیبانی از امضاء دیجیتال
این امکان به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد مالی را با استفاده از امضاء دیجیتال امضا کرده و امنیت آن‌ها را تضمین کنند.
آزمون امنیتی
شرکت‌های تولیدکننده اپلیکیشن‌های حسابداری باید آزمون‌های امنیتی منظم را انجام دهند تا از مقاومت نرم‌افزار در برابر حملات سایبری اطمینان حاصل کنند.
این اقدامات امنیتی اساسی به کاربران و کسب و کارها کمک می‌کنند تا از محافظت مناسبی برای اطلاعات مالی خود اطمینان حاصل کنند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنند.
انطباق با نیازهای قانونی
اپلیکیشن باید با مقررات مالی و مالیاتی کشور انطباق داشته باشد تا کسب و کار از نظر قانونی در وضعیت مناسبی قرار گیرد.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
امکانات پشتیبانی و خدمات پس از فروش از اهمیت زیادی برخوردارند. اطمینان از اینکه در صورت بروز مشکل یا نیاز به راهنمایی، پشتیبانی قابل اعتمادی در دسترس است بسیار مهم است.
امکان انتقال اطلاعات
قابلیت انتقال داده‌ها و اطلاعات به صورت ساده واضح بین اپلیکیشن حسابداری و سایر سیستم‌های مورد استفاده کسب و کار (مانند فروش، مدیریت انبار و ...) بسیار حائز اهمیت است.
با توجه به این معیارها، انتخاب بهترین اپلیکیشن حسابداری برای کسب و کارهای کوچک می‌تواند بهبود چشمگیری در مدیریت مالی و عملکرد کسب و کار داشته باشد.